Smart digital lönehantering enligt GDPR

2021-06-11

GDPR känner vi alla till men det har nu gått ett par år sedan lagen infördes och därför är den inte lika mycket uppe på kartan längre. Hur tar ni som småföretagare hänsyn till lagen idag? Hanteras kunders och anställdas personuppgifter med tillräcklig försiktighet?

EU:s dataskyddsförordning (GDPR) infördes den 25 maj 2018 och ersatte den svenska personuppgiftslagen. Lagen skapar ett enhetligt regelverk inom EU för behandling av personuppgifter. Detta innebär att företag inte längre har rätt att bestämma över hur sina kunder eller anställdas personuppgifter hanteras utan samtycke från den registrerade.

Det är lätt att åtgärder och försiktighetsprinciper suddas ut med tiden om man inte blir påmind. Men näst intill samtliga företag och organisationer idag hanterar någon form av personuppgifter. Företags insamlade personuppgifter ses i många fall som en egendom, men med GDPR så är det den registrerade personen i fråga som har makt att bestämma över hur dennes uppgifter hanteras. Har man inte tagit några åtgärder idag eller inte tillräckligt säkra åtgärder så kan det innebära en stor förändring i system och struktur när det kommer till lagrad information. Därför krävs det att man ser över hur uppgifter hanteras för att inte åka på en större omarbetning.

Säkra personuppgifter och minska kostnader
Något som man bör tänka på som företagare är sina anställdas personuppgifter i lönehanteringen. Det är uppgifter som behöver finnas med men som bör hanteras med försiktighet. Att skicka ut lönespecar i pappersform på posten innebär inte bara flera timmars extra arbete kring hanteringen, utan det kommer även övriga kostnader som porto och materialkostnader. Utöver detta så kan det inte anses vara en säker hantering av personuppgifter utifrån den GDPR lag vi har idag.

Nej, som tidigare nämnt så är utskicket av lönespecar på posten varken tids- eller resurseffektivt men det är inte heller smidigt för den anställde att hålla koll på sina lönespecar och gå tillbaka i tiden och kontrollera uppgifter. Kanske är det även dags för er lönehantering att moderniseras och följa med i den tekniska utvecklingen. Hogia Small Office har tagit fram en tjänst som gör det enklare för både småföretag att hantera löner men även för de anställda att få en smidig översikt. Och inte minst så är detta ett GDPR-säkrat system som både skickar och lagrar information helt enligt GDPR. Detta gör att både du som företag och anställd kan känna dig trygg med att personuppgifterna lagras på ett säkert sätt.

MyPayslip – tryggt och effektivt
MyPayslip är både tryggt, effektivt och mobilt – helt enkelt en användarvänlig produkt i tiden. MyPayslip är krypterat och den anställde loggar in via BankID eller HogiaID, vilket gör funktionen säker. Det som verkligen underlättar lönehanteringen för företaget är den automatiska publiceringen direkt i lönesystemet vilket både sparar tid och kostnader. MyPayslip kan laddas ner som en app vilket gör att den anställde blir notifierad när lönen kommer och kan kontrollera den direkt i mobilen vart denne än befinner sig. I mobilen kan man även få en helhetsöversikt där komp och övertid samt ackumulerade uppgifter och semestersaldo presenteras. Är det så att medarbetarna är anslutna till Kivra och föredrar att få sina lönespecar där så kan man genom Hogias lönesystem skicka lönespecen direkt till den anställdes digitala brevlåda.

Med MyPayslip skickar du digitala lönespecifikationer på ett säkert sätt och minskar både pappersanvändning och kapar dubbelarbetet. Läs mer om produkten här och boka en webbdemo »