Så här arkiverar du din bokföring

2021-03-29

Många småföretagare känner en ovisshet kring arkivering av bokföringen. Det är mycket att hålla koll på och inte helt lätt att hålla isär Skatteverkets lagar och regler om arkivering. I takt med att fakturor och kvitton blir allt mer digitala uppkommer dessutom nya frågor. Vi reder ut de frågetecken som finns i samband med arkivering.

Bokföringslagen säger att “arkiveringen av räkenskapsinformation ska göras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år”. Enligt lagen måste du alltså spara all din bokföring i sju år – dessutom göra det på ett betryggande sätt. Exakt vad det innebär är inte helt självklart och hur arkiveringen ska gå till kan skilja sig om du är ägare i en enskild firma, eller vd för ett aktiebolag.

Vad är räkenskapsinformation?
Räkenskapsinformation kan delas in i tre kategorier. Först och främst innefattar det alla ekonomiska händelser inom företaget, exempelvis kvitton, fakturor och årsredovisningar. Även särskilda avtal, exempelvis aktiebrev, skuldebrev och beslutsprotokoll tillhör räkenskapsinformation. Den sista kategorin inom räkenskapsinformation är övriga handlingar som är nödvändiga för att förstå bokföringen. Det kan exempelvis vara inventeringslistor eller instruktioner om redovisningsprinciper.

Vad innebär det att arkivera på ett betryggande sätt?
Att arkiveringen sker på ett betryggande sätt innebär att räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett sätt att den inte riskerar att förstöras eller tappas bort. Normalt sett kan den förvaras på kontoret eller i hemmet, om de inte finns en förhöjd risk för inbrott, brand eller översvämning. Enligt Skatteverket kan räkenskapsinformationen bevaras på samma sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga dokument och handlingar.

Hur fungerar det med fysisk och digital räkenskapsinformation?
Alla fysiska kvitton och affärshändelser som klassificeras som räkenskapsinformation måste sparas i sju år. Om du däremot skulle skanna in ett kvitto räcker det att du sparar det fysiska underlaget i tre år och behåller det digitala i sju år. Om du från början får ett underlag elektroniskt, exempelvis en faktura eller ett kvitto så behöver du inte skriva ut och lagra kopian. Utan då räcker det att du sparar den digitala specifikationen i sju år.

Vem ser till att arkiveringen sköts på rätt sätt?
Det finns olika typer av bolag och därmed finns det olika personer som bär ansvaret för arkiveringen. Inom enskilda näringsverksamheter, eller enskild firmor, så är det ägaren som bär det personliga ansvaret för att bokföringen arkiveras. Inom handels- och aktiebolag ligger ansvaret på den personen som ser till att bokföringsskyldigheten sköts. Det kan därför skilja sig åt, däremot är det ofta styrelsen, vd:n eller en anställd på ekonomiavdelningen som har det ansvaret.

Det är som sagt inte helt lätt att hålla reda på allt som gäller när det kommer till bokföring och alla lagar och regler runtomkring. Hos Hogia Small Office får du som småföretagare chansen att lära dig allt du behöver veta om att bokföra själv. Läs mer om Lilla Redovisningsskolan här »