Så berättar du för VD:n hur försäljningen går

Enkla sätt att få koll på bolagsekonomin utan att behöva vara en ekonom

I små bolag är det inte ovanligt att den som sitter på kontoret får sköta alla sorters arbetssysslor. Oavsett om du har en utbildning inom ekonomi eller ej så kanske du är den som ska se till att det löpande ekonomiarbetet sköts. Du kanske också förväntas ha stenkoll på hur det går för bolagets försäljning närhelst din VD frågar dig. Trots att du inte är anställd som ekonom.

Och att ha koll på bolagets ekonomi i realtid är inte alltid så lätt. Med mängder av kvitton, momsinbetalningar och fakturor kan det vara svårt att få en överblick över företagets ekonomi.  Men om du är den som sköter den löpande bokföringen så kan du faktiskt få koll på hur försäljningen går utan att behöva vara expert.
Vi går här igenom några enkla sätt som du kan använda dig av för att få bättre koll på bolagsekonomin inför nästa avstämningsmöte med din VD.

Lär dig läsa en balansräkning och resultaträkning
Balansräkning och resultaträkning är rapporter som man använder sig av för att få koll på hur mycket intäkter och utgifter företaget har haft och kommer ha.

En resultatrapport visar hur mycket intäkter och utgifter ni har haft samt resultatet av dessa under en viss period. Om ni under januari t.ex. har haft 100 000 i intäkter och 50 000 i utgifter så är ert resultat för januari månad 50 000.

En balansrapport däremot visar både hur mycket ni har i tillgångar, i skulder och i eget kapital. Om ni t.ex hade 10 000 på ert företagskonto vid årets början och under januari har haft 100 000 i intäkter och 50 000 i utgifter så är den utgående balansen 60 000.

En resultatrapport säger alltså mycket om hur intäkterna och utgifterna ser ut under en viss period. En balansrapport däremot säger mer om hur hela företagets ekonomi ser ut.

Jämför med årets budget eller förra årets resultat
Om företaget har tagit fram en budget så är det en bra idé att varje månad se över hur mycket ni har sålt i förhållande till vad som står i budgeten. Det blir ett enkelt sätt att se hur det går för försäljningen i förhållande till de mål ni har satt upp.

Om företaget inte har en budget så kan du istället jämföra försäljningssiffrorna med hur mycket ni sålde för under motsvarande månad föregående år. Då kan du på ett enkelt och konkret sätt kommunicera med din VD om ni gör bättre eller sämre ifrån er jämfört med året innan.

Välj ut vilka nyckeltal du ska titta på
I rapporterna som vi nyss pratade om får du ut information om hur det går för företaget i stort. Men ofta är det specifika områden vi vill titta närmare på för att kunna svara på frågor kring hur det går för försäljningen. Då är det bra att bestämma vilka nyckeltal man ska titta på.

Är man bara intresserad av hur mycket man har sålt för så kan det räcka med att titta på hur många fakturor som skickats eller hur många betalningar som man tagit emot.

Andra gånger vill man kanske få en indikation på resultatet och då behöver man även titta på de utgifter man har haft kopplat till de specifika affärerna.

Det bästa är att tillsammans med sin VD sätta sig ner och bestämma vilka nyckeltal (KPI:er) som man vill att du ska titta på. Då blir det lättare för dig att veta vad du förväntas ta reda på och kunna presentera varje månad.

Gör en snygg presentation
När man har tagit fram siffror, statistik och KPI:er så är det bra att göra en snygg och lättförståelig presentation. Det gör att det ser mer professionellt ut men framförallt blir det då ofta lättare för de andra i teamet att förstå de siffror ni går igenom.

Gör gärna en enkel mall som du kan använda varje månad när ni går igenom hur försäljningen har gått. Då blir det också lättare att förstå och jämföra resultaten över tid.

Nyfiken på att veta mer? Hos oss på Hogia Small Office får du hjälp och support.
Lär dig grunderna inom redovisning i vår Lilla Redovisningsskola och hör av dig så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig!