Ny inom löneadministration? Här är allt du behöver veta!

Driver du eget och ska börja betala ut lön till anställda? Här listar vi allt du måste ha koll på innan, under och efter löneutbetalningarna. Vi vet att det här med lönehantering kan kännas som att bestiga ett berg. Ju längre man kommer desto längre känns det som att man har kvar. I den här artikeln kan du läsa om vad det är du behöver ha koll på när du ska administrera löner, värdefulla länkar och tips!

Innan löneutbetalningen
Innan du ska göra en löneutbetalning behöver du börja med att ha koll på lite lagar och avtal. Detta kan kännas som ett stort arbete men försök komma ihåg att det bara behövs nu i början. Ju mer du jobbar med det desto mindre kommer du behöva läsa på. Det kan också vara nyttigt att bara veta om att dessa lagar finns.

Lagar och regler att ha koll på:

  • Arbetstidslagen
  • Semesterlagen
  • Lagen om sjuklön
  • Föräldraledighetslagen

Förutom lagarna behöver du ha koll på lite olika avtal. Delvis behöver du förhålla dig till om ni är anslutna till något kollektivavtal. Det avtalet dikterar nämligen vissa krav när det anställningar och löner. Innan du betalar ut lön behöver du också veta vad som står i själva anställningsavtalet:

Vad har den anställde för anställningsform? Heltid? Deltid? Timanställd?

Vad har den för löneform? Månadslön? Timlön? Bonus? Premielön?

Till sist behöver du också ha koll på arbetsgivaravgifter, skattetabeller och arbetsgivardeklarationen. Detta för att veta hur mycket du ska dra av i skatt från den anställdes lön och hur mycket du ska betala för den anställda.

Under löneutbetalningen
Nu är det dags att betala ut lön. För det behöver du ett löneprogram. Och faktum är att det finns en mängd olika löneprogram för småföretagare och många av dem kan hjälpa dig att hålla koll på de flesta punkterna under vår första rubrik. I Hogias löneprogram Smart Lön får du till exempel ett löneprogram som är AGI-anpassat och som hjälper dig att hantera såväl semester som sjuklön, VAB, föräldraledighet, drivmedelsförmån och kostförmåner. Dessutom görs en automatisk uträkning av skatter och arbetsgivaravgifter för anställda med alla olika löneformer.

När du ska betala ut lön behöver du kontrollera:

  • Kvittoutlägg
  • Läkarintyg
  • Körjournaler
  • Frånvarorapporter
  • Reseräkninger
  • Tidrapporter

Efter du kontrollerat de här olika punkterna ska du sedan registrera dem i ditt löneprogram.

Efter löneutbetalningen
Efter du betalat ut lön till en anställd måste du kunna visa upp en specifikation för den personen. Alltså, en lönespecifikation. Antingen kan du välja mellan att skicka ut ett pappersexemplar till personens adress eller så kan du välja att göra det digitalt. Med Hogias Payslip, till exempel, kan du skicka lönespecifikationen till Hogias egna app eller Kivra. Där kan den anställde logga in med mobilt bankID för att se specifikationen.

Vill du veta mer om hur löneprogram för småföretagare fungerar? Då hittar du mer information här »