Lilla Redovisningsskolan

Lär dig grunderna inom redovisning och bokföring med oss. Allt från den dagliga bokföringen till arbetet med att upprätta ett korrekt bokslut.

Artikel 2 Av 3

Kom snabbt igång

Med Hogia Smart ingår alltid en introduktion för att du snabbt ska vara igång med ditt företagande. Har du dessutom gått igenom vår Lilla Redovisningsskola 1 så har du nu koll på viktiga termer och vad de innebär. Nu är det dags att gå igenom mer i detalj själva ”huret”. Vi beskriver här i del 2 enkelt och kortfattat hur du ska tänka och göra de vanligaste momenten i din bokföring. Och glöm inte, om det kör ihop sig kan du alltid gå tillbaka och läsa i ordlistan eller ringa vår support – vi är specialister på bokföring för småföretagare!

  • Dubbel bokföring

Dubbel bokföring är det absolut vanligaste systemet för bokföring. Systemet har sina rötter i 1400-talets Italien! Vid dubbel bokföring bokför du en affärshändelse i både debet och kredit med lika stort belopp. Du fördelar alltså affärshändelsen på olika konton och det kallas kontering. Varje konto har två sidor; debet är den vänstra och kredit den högra. När du bokför på debetsidan debiterar du kontot och när du bokför på kreditsidan krediterar du kontot.

När du bokför måste debetsidan och kreditsidan balansera, det vill säga bli lika stora. Om du tar ut 500 kronor från bankkontot (tillgångskontot bankkonto krediteras) måste pengarna ha använts till något som ska bokföras på debetsidan med samma summa (du har köpt till exempel kontorsmaterial). På debetsidan bokför du då 400 kr på kontot för kontorsmaterial och 100 kr på ingående momskontot.

Kortfattad regel:

En tillgång (konton som börjar på 1000) ökar i debet och minskar i kredit.

En skuld (2000-konton) minskar i debet och ökar i kredit.

En intäkt (3000-konton) minskar i debet och ökar i kredit.

En kostnad (4000-7000-konton) ökar i debet och minskar i kredit.

Ditt bokföringsprogram arbetar automatiskt med dubbel bokföring och du får inte genom en kontering om den inte balanserar. Men du behöver ändå veta på vilken sida och på vilket konto du ska bokföra respektive belopp.

Tips! Tänk så här: En tillgång (något du äger) ökar i debet och minskar i kredit. En skuld (något du är skyldig någon) ökar i kredit och minskar i debet.

bokföringsprogram

  • Verifikation

När du bokför ska varje post/affärshändelse ha ett eget underlag. Det här kallas för verifikation och det kan vara en faktura eller ett kvitto, eller något annat fysiskt eller elektroniskt dokument. Om du behöver justera en tidigare verifikation behöver du ett underlag även för själva justeringen. Du kan skriva ett för hand (med bläck) eller skriva ut den bokförda verifikationen/lagra den elektroniskt. Alla verifikationer ska enligt lag sparas i sju år. Det är därför viktigt att den utformas på ett hållbart sätt och samlas i antingen en pärm eller elektroniskt. Verifikationerna ska ordnas efter datum och även numreras i löpande nummerserie för hela året. Lagen bestämmer dessutom vad den ska innehålla:

  • Verifikationens datum
  • Affärshändelsens datum
  • Vad som avses
  • Totalt belopp och specificering av momsbeloppet
  • Vilket företag transaktionen  avser
  • Hänvisning till ev underlag

När du registrerat din verifikation skriver du verifikationsnumret högst upp i högra hörnet. Sätt sedan in varje verifikation i nummerordning i en pärm så har du ordning och reda från början.

Tips! Förvara dina ännu inte bokförda händelser i en mapp så har du bra koll och vet var allt underlag finns när du väl ska göra din bokföring. När du bokfört, skjuts in i en pärm!

 

  • Göra kundfaktura

När du skickar en faktura till en kund är det viktigt att den innehåller rätt saker men också att den är tydlig och ser snygg och prydlig ut. Det här är ju ett av ditt företags ansikten utåt. I våra program gör du fakturan enkelt efter färdiga mallar och du kan dessutom lägga till din logotyp eller annat som gör fakturan till en unik varumärkesbärare.

Enligt skattelagstiftningen måste en faktura innehålla följande:

  • Ditt företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer.
  • Godkänd för F-skatt (om så är fallet)
  • Styrelsens säte om AB och sätet är på annan ort än företagets
  • Fakturadatum
  • Fakturanummer (i obruten löpnummerordning)
  • Kundföretagets namn och –adress
  • Vad fakturan avser: t ex varor, styckantal, á-pris, leveransdatum, timarvode, antal timmar, hänvisning till följesedel/order (måste också inkluderas och sparas)
  • Totalbelopp och beskattningsunderlag (försäljningsbelopp exkl moms)
  • Moms och momssats

Du bör också ha med övriga kontaktuppgifter till ditt företag som telefon, mailadress, webbsida. Glöm inte heller plus- eller bankgiro dit kunden ska betala in. Dessutom ska du ha med förfallodatum och den dröjsmålsränta som kunden får betala om inte inbetalningen kommer in i tid.

Tips! Se till att göra dina fakturor så snart som möjligt efter avslutad affär. Du får då in betalningen snabbare vilket gör att du har ett bra kassaflöde och bättre koll på dina pengar.

 

  • Bokföra och deklarera moms

Moms är en mervärdesskatt som läggs på priset på de flesta av de varor och tjänster vi handlar. Den ingående momsen är den moms som ligger på de varor och tjänster man som företagare handlar. Som konsument får vi den inbakad i priset men som företagare måste vi separera, redovisa momsen. Företaget får tillbaka den ingående momsen men betalar sin utgående moms (den moms du som företagare har på dina varor/tjänster du säljer). Den utgående och den ingående momsen redovisas tillsammans med företagets omsättning i en momsdeklaration till Skatteverket en gång i månaden, en gång i kvartalet eller en gång per år – beroende på företagets omsättning. Titta på ditt registreringsbevis vad som gäller för ditt företag. I praktiken betalar ditt företag mellanskillnaden mellan utgående och ingående moms. Hogia Smart bokföring räknar ut momsen automatiskt. Programmet genererar sedan en fil som du laddar upp på Skatteverkets hemsida.

Det finns olika momssatser och den vanligaste är 25 procent. 12 procent moms gäller för matvaror i butik eller mat på restaurang. På böcker, tidningar, taxi och vissa kultur- och idrottsevenemang är det 6 procent moms. Bland annat sjuk- och tandvård har ingen moms alls. Titta på fakturan eller kvittot för att dra av rätt ingående momssats. Dessutom finns speciella regler för t ex bilar, representation och köp från utlandet, se vidare på www.skatteverket.se

Tips! Gör en ordentlig avstämning och ha koll på att alla fakturor är bokförda för perioden innan du gör din momsdeklaration. Då gör du deklarationen snabbt och i stort sett automatiskt med hjälp av ditt bokföringsprogram.

 

  • Bokföra periodiseringar

För att ge ett rättvisande resultat för varje önskad period kan du periodisera inkomster och utgifter så att de hamnar i rätt period i bokföringen. Du kan till exempel dela upp en inkomst eller utgift som gäller över en längre period och bokföra delarna på flera månader, kvartal eller år. Då blir en inkomst bokförd som flera mindre intäkter under den perioden som de faktiskt tjänas in istället för bara som en enda stor inbetalning just precis när den betalas in till ditt konto. Och en utgift bokförs som kostnader under den period som den används, även om du betalat under en annan period. En intäkt är alltså en periodiserad inkomst och en kostnad är en periodiserad utgift.

Vi ger ett exempel för att göra det tydligt för dig: Det kanske är så att du betalar kontorsplats eller lokalhyra per kvartal och för att fördela kostnaden jämnt över månaderna, och inte få en orimligt stor post var tredje månad, delar du upp hyresfakturans belopp på tre lika stora delar. Du bokför hela utgiften när du betalar fakturan mot ett konto som talar om att det handlar om förutbetalda hyreskostnader (konto 1710) och sedan delar du upp den genom att bokföra om en tredjedel av kostnaden mot lokalhyra (konto 5010) per respektive månad.

Tips! Periodisera enbart framåt i tiden och större belopp över 3000 kronor. Ditt bokföringsprogram har en bra funktion för periodiseringar där du genom bra rapporter har full kontroll på alla dina periodiseringar.

 

  • Avstämningar

Att göra avstämningar regelbundet ger dig en försäkran om att allt det du tidigare bokfört stämmer och du har gjort rätt. Det sparar dig väldigt mycket tid och frustration inför momsdeklarationer och bokslut. Dessutom har du alltid korrekta uppgifter över hur det egentligen står till i ditt företag. När du gör en avstämning går du igenom kontona i både balans- och resultaträkningen. När du gör regelbundna avstämningar är det lättare att komma ihåg vad du kan ha gjort som orsakat felet och det blir enklare att korrigera. Saldot på det bokföringskonto som ska stämmas av kontrolleras mot andra underlag, till exempel mot bankkonto, skattekonto, kontantkassan, reskontror och försäljning.

  • Saldot på bank- eller postgiro, checkräkningskonto och övriga bankkonton stäms av mot kontoutdrag och saldobesked
  • Skattekontot stäms av mot kontoutdraget från skatteverket
  • Kundfordringar och leverantörsskulder stäms av mot kundreskontran och leverantörsreskontran
  • Kassakontot stäms av genom räkning kontanta pengar
  • Saldot för banklån stäms av mot lånebesked
  • Utgående och ingående moms stäms av med försäljnings- och inköpssummor
  • Momsredovisningskontot stäms av mot inlämnade skattedeklarationer
  • Skatteavdrag avseende källskatt stäms av mot inlämnade skattedeklarationer
  • Löner och andra ersättningar stäms av mot lönebesked
  • Intäkter stäms av mot försäljningsrapporter
Tips! Om du upptäcker fel så leta först efter det exakta beloppet som differensen består av. Hittar du fortfarande inte felet kan du prova att dela differensen med två och leta efter det beloppet istället – du kanske har bokfört på fel sida (debet som kredit och tvärtom).

 

  • Att välja fakturerings- eller kontantmetoden

Inom bokföring finns det två olika metoder – faktureringsmetoden och kontantmetoden. Det är hur ditt företag ser ut som avgör vilken metod du ska använda dig av.

  • Faktureringsmetoden används vid löpande bokföring och är obligatorisk för bolag som omsätter mer än tre miljoner kronor samt vanligtvis för alla aktiebolag. Faktureringsmetoden kräver mer arbete än kontantmetoden men ger också en tillförlitlig och mer exakt bild av bolagets bokföring. Faktureringsmetoden innebär att man bokför inkomsterna när de egna fakturorna görs och utgifterna när leverantörernas fakturor kommer in. Varje faktura bokförs dessutom två gånger; dels när den skickas alternativt tas emot och sedan när den blir betald alternativt betalas.

Fördelar med faktureringsmetoden:

  • Du får en bättre överblick över bolagets ekonomiska ställning under året.
  • Du får en bra överblick över obetalda fakturor.
  • Du kan använda dig av fakturaskanning och digitalisera fullt ut.
  • Företag som har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor kan använda sig av kontantmetoden. Fördelen är att företaget bara behöver bokföra varje faktura en gång. Kontantmetoden betyder att man bokför inkomsterna och utgifterna vid tillfället när in- och utbetalningarna görs. En kundfaktura eller leverantörsfaktura behöver alltså inte bokföras som kundfordring respektive leverantörsskuld utan bokförs när in- eller utbetalningen genomförs. Kontantmetoden kräver med andra ord mindre arbete än faktureringsmetoden men ger samtidigt sämre överblick och lämnar större utrymme för felaktigheter i bokföringen. Viktigt att tänka på är att alla fakturor som inte betalats innan bokslutet måste bokföras på fakturadatum eller ankomstdatum. Just därför benämner man ibland kontantmetoden som bokslutsmetoden.

Fördelar med kontantmetoden:

  • Det är enklare att förstå.
  • Det blir ett moment mindre att bokföra.