Kontorslös men produktiv

Det kan vara lätt att sväva iväg i sina drömmar och konkretisera hela företagandet i det där snygga kontoret du alltid drömt om. Men tänk efter före; din verksamhet kanske inte ens behöver ett kontor?

Ett kontor innebär en fast kostnad som kan vara bra att slippa i början. Om du driver en verksamhet där du inte är beroende av fast utrymme för lager, showroom eller liknande finns många alternativa arbetsplatser. Du kommer kanske att resa mycket eller så har du en bra plats att undvara där hemma för ditt kontor. Hemmakontor kan vara både effektivt och trivsamt men om du vill du tillhöra ett sammanhang med tillgång till sällskap och spontant nätverkande – och om det passar verksamheten – kan du också arbeta mobilt från olika workspaces.

Jobba var och när du vill

Det administrativa arbetet som följer med egenföretagande är numera ingen anledning till en fast plats. Med dagens programlösningar behöver du inte särskilt stort utrymme för det administrativa eftersom papper och pärmar i stort sett är överflödiga. Du behöver inte heller en stationär dator utan kan sköta din ekonomi på en surfplatta, laptop eller till och med via mobilen om du vill, när du vill och varifrån du vill. Det är en livsstil att driva eget; ofta är du obunden till tid och plats. Emma Örneholt på Hogia Small Office berättar om hur systemet Hogia Smart understryker friheten så att du kan sköta företagets ekonomi online och utan installation. Fakturera hos kund, kolla lagersaldot från soffan och gör rapporter på tåget.

– Jag brukar jämföra med hur du skickar ett mail, förklarar Emma. Det är ju ingen big deal och du behöver inget kontor för det, eller hur?

Det mesta i moderna program är automatiserat och har inget behov av utskrifter eller papper. Ja, det mesta kan du sköta helt digitalt; du skickar dina fakturor som e-fakturor, du tar emot leverantörsfakturor digitalt, in- och utbetalningar fungerar oftast automatiskt. En lön fixar du lätt och den tillhörande lönespecifikationen hämtar respektive anställd i en app. Systemet är uppbyggt med moduler som du väljer utifrån dina behov. Emma berättar vidare om hur Smart-systemet gör ett kontorslöst företagande möjligt:

–Med Hogias molnlösningar kan du jobba när och var du vill. Med dessa flexibla lösningar får du administrationen gjord på en gång. Och du kan på stående fot trycka iväg den där fakturan direkt efter avslutat uppdrag. Inga ledtider som försenar kassaflödet innebär en bra kontroll på ekonomin, poängterar Emma.

Plats med påtår

Och vad är egentligen ett kontor? Med dagens många mobil- och molnbaserade möjligheter kan man verkligen fråga sig det. Vi pratar om att ha med sig kontoret på fickan, att jobba mobilt, att jobba på språng, jobba var du än befinner dig; hemma, på bussen, i stan. Från vilken enhet du vill; mobil, surfplatta, laptop. När som helst.

Är kontoret en fysisk plats på en och samma adress som vi åker till varje dag och som vi kallar vår arbetsplats eller vårt jobb, eller kan kontoret lika gärna vara olika platser så länge vi har tillgång till de verktyg vi behöver för att kunna göra vårt jobb?

Många väljer att jobba utanför ett traditionellt kontor och skapar istället sitt eget lilla kontor på olika sorters workplaces: café, coffies, hotellobby, kyrkor, bibliotek, kunders eller kompisars kontor eller andra publika platser. Och börjar du väl se dig omkring när du är på stan dagtid så ser du att det är ganska vanligt. Överallt sitter det folk och jobbar med hjälp av wifi och laptops. Kaffe och lunch har du lättillgängligt! Det finns också företag som har sin egen verksamhet bakom ett slags café med kontorsplatser, eller ett företag som säljer kaffe och har det ganska tomt i sitt showroom och därför skapar liv och rörelse genom att ha tillgängliga platser, inklusive kaffe förstås!

Fokus på frihet

Och har du en verksamhet som inte behöver en lokal för att rulla så är det här ett arbetssätt som är väldigt härligt och fritt. Du blir flexibel och träffar naturligt många nya människor. Människor som kan inspirera eller leda till nya affärer för ditt företag. Och rent geografiskt är du också helt fri.

– Jag tror att många hittar fokus lättare när det är liv och rörelse och inte så klassiskt kontorsaktigt omkring dem. Inspirerande! tänker Emma Örneholt.

Men när du ska träffa kunder, hur löser du då din flexibla kontorslösning? Det finns konferensrum att hyra för sådana tillfällen och då och då kanske du till och med kan arbeta ute hos kunden för att finnas tillgänglig för dem.

–Utan ett fast kontor tvingas du ut. Och det är där ute du bygger nätverk, avslutar Emma.

Det kontorslösa företagandet är här för att stanna och det växer upp moderna coworking centers, framförallt i storstäderna. Här finns flexibla kontor som kombineras med en massa kringservice i form av mötesrum, konferens, reception, restaurang, café, gym och lounger. Här kan du oftast välja mellan olika sorters medlemskap som passar din verksamhet. Flexibla lösningar som du kan växa med. Precis som med Hogia Smart – smarta ekonomi- och lönelösningar för småföretagare.

 

Några praktiska tips när du ska hitta din plats:

Ta alltid reda på vad som ingår i priset. Kolla också att där finns tillräckligt många eluttag för att kunna ladda när du behöver. Kontrollera status och funktion på ställets wifi. Säkerheten löser du genom 4G-puck, vpn-tjänster eller surfa via din mobil vid bankärenden och dylikt. Göm skärmen vid olika inlogg och känsliga uppgifter. Använd en speciell skärm som skyddar insyn från alla håll. Signeringar gör du via bank-ID eller digital underskrift – så inga papper där heller!