“Det måste vara enkelt att jobba och svårt att göra fel”

2021-05-05

2009 flyttade Anette Juhlins företag Porträttfotografen in i Ateljé Karlheden i Uddevalla – en ateljé som byggdes i slutet av 1800-talet. Nu fylls den gamla studion med nytt liv och härliga bilder. Paul är ekonomiansvarig i företaget – och för att effektivisera arbetet använder han i dag två integrerade ekonomi- och kassasystem från Hogia Small Office och Yabie.

Porträttfotografen är, som namnet antyder, en fotograf som främst tar porträttbilder. I första hand är det lekglada barn som utgör motivet men även konfirmationer, studenter och bröllop fotas regelbundet och säljs i print eller i digital form. I takt med att fotobranschen har börjat lämna den analoga världen har även ekonomi- och administration följt med. Systemutvecklaren Paul Juhlin, med ansvar för ekonomi i företaget, vet hur viktigt det är att följa med i den digitala utvecklingen.

Sedan Paul började använda Hogia Small Office ekonomisystem Smart Bokföring har han fått mersmak av enkelheten med att jobba med en molnbaserad lösning. Något som inte alls funnits tidigare.

– Jag jobbar med Smart Bokföring och den är jag väldigt nöjd med. Det är lätt att komma igång och bokföringen kan jag göra med telefonen hela tiden. Det är perfekt att ha full åtkomst till sin bokföring var man än befinner sig. Jag vill inte någonsin igen vara bunden till miljön hemma för att kunna bokföra. Smart Bokföring är supersmidigt, säger Paul.

Det andra systemet som Porträttfotografen arbetar med är kassalösningen Yabie – med en redan färdig integration till Smart Bokföring. Ett samarbete som har förenklat administrations- och ekonomiarbetet ytterligare för Paul.

– Med Yabie får jag min z-rapport på mailen så att jag kan se vad som har hänt under dagen. Sedan görs en automatisk transaktion till Hogias system på kvällen. På morgonen finns transaktionen färdig i systemet och jag kan bokföra den direkt. Kopplingen mellan Yabie och Smart Bokföring är jättesmidig.

För mindre företag utan ekonomiavdelning kan den typen tjänster med sömlös integration vara en viktig hjälpreda för att kontrollera ekonomiska transaktioner och bokföring. I Porträttfotografens fall har det inneburit mindre tidskrävande ekonomiarbete och färre fel.

– Administrationen har minskat radikalt sedan vi började använda Smart Bokföring och Yabie. Tidigare fick jag dagsrapporten av min fru och då skulle jag lägga in och bocka i varje rad av försäljningen. Jag gjorde allt manuellt och det ställde ofta till det i bokföringen, säger Paul.

Ta reda på hur Yabies kassasystem kan förenkla det dagliga arbetet i din verksamhet »

Den manuella och analoga tiden är nu förbi. I stället kan Paul förklara hur viktigt de är att ha ett fungerande digitalt system på plats för att verksamheten ska kunna flyta på. Småföretag har sällan samma förutsättningar att kunna bemanna och ta in externa konsulter för att få alla delar på plats.

– Det som är viktigast för en småföretagare är att grundgrejerna måste fungera. Det måste vara enkelt att jobba och svårt att göra fel. Det ska gå att att köra på utan att vara beroende av support och det upplever jag nu. Jag kan göra jättemycket mer på kortare tid, förklarar Paul.

Paul, som har erfarenhet av systemutveckling, småföretagande och ekonomihantering, avslutar med att ge lite tips till andra småföretagare som söker en ekonomipartner.

– Till andra småföretagare rekommenderar jag att ha ett system som är användarvänligt och smidigt hela vägen. Det, och att det finns integrationer till de andra systemen som ni behöver. Just för mig är grunden att mitt ekonomisystem och kassasystem funkar så bra ihop. Det underlättar väldigt mycket.

Med Hogia Smart Bokföring kan du välja bokföringsmetod själv och sköta allt i molnet.

Läs mer om Smart Bokföring här »

Besök Atelje Karlheden Porträttfotografen här »