Bokföra utgifter och utlägg

2022-04-29
Har du koll på utgifter och utlägg? Ett utlägg sker när någon i ditt företag betalar något för företagets räkning med privata pengar medan en utgift handlar om inköp till företaget på företagskortet eller företagskontot. Båda två ska självklart bokföras, vi hjälper dig att reda ut begreppen.

Vad är utlägg?
Ett utlägg innebär att du eller en anställd i ditt företag betalar ett företagsköp med privata pengar. Det viktigaste för dig att hålla koll på när det kommer till utlägg är att spara underlag på köpet. I bokföringen krävs nämligen giltigt kvitto för det köp som gjorts. Uppmana alltså alltid dina medarbetare eller anställda att be om kvitto när de genomför köp för företagets räkning. Bokföringen blir korrekt, den som gjort utlägg får ersättning och allt är i sin ordning!

Utlägg är uppdelade i två kategorier:

  • Eget utlägg
    Ett eget utlägg betyder att en anställd betalar för en utgift i företaget med egna pengar. Det kan exempelvis handla om att man betalt en lunch, dator eller en transport. Alla som arbetar inom företaget kan göra egna utlägg men precis som tidigare nämnt är det viktigt att man sparar, och kan visa kvitto. Ett giltigt underlag är nämligen avgörande för att den som gjort utlägget ska få ersättning.
  • Utlägg för anställda
    När anställda i ditt företag köper någonting till företaget med privata pengar finns det två typer av ersättningar att ge. Den ena ersättningen är en direkt utbetalning som betalas ut till den anställdas konto på en gång, som köp av exempelvis en dator. Den andra typen av ersättning betalas ut samtidigt som lönen och kan exempelvis röra sig om utlägg för mobilräkning.

Psst… du vet väl att du kan bokföra i molnet?

Så fungerar utgifter
När du köper någonting till ditt företag uppstår en utgift. Utgiften är alltså det belopp som ska betalas för produkten eller tjänsten. Utgiften kan betalas direkt eller via faktura. Alla företag har utgifter och det kan exempelvis röra sig om förmånsbil, datorer, kontorsmaterial och resor. När du bokför utgifter behöver du göra det på korrekt sätt. Och bokföringen ser även olika ut beroende på vad för typ av utgift det rör sig om.

När det kommer till utgifter i ditt företag är det viktigt att särskilja på begreppen kostnad och utgift. En utgift sker när du betalar någonting medan kostnaden uppstår när produkten eller tjänsten förbrukas. Om ditt företag exempelvis köper en resa i januari sker utgiften när resan betalas. Kostnaden i fråga sker istället när resan förbrukas. Alltså; sker resan i juni, sker även kostnaden då.

Bokföringen i ditt företag bli enklast när du har ett bra bokföringsprogram. Här kan du läsa mer om hur du ska tänka när du väljer just ditt program »